Die Zukunft Der Offertenerstellung: Effizienzsteigerung Durch Den Offer-Agent

Die Herausforderungen der traditionellen Offertenerstellung

In vielen Unternehmen ist die Offertenerstellung nach wie vor ein manueller, fehleranfälliger und zeitintensiver Prozess. Die Informationen kommen aus verschiedenen Quellen: Excel-Kalkulationen, PowerPoint-Vorlagen, PDF-Dokumente auf SharePoint – ein Puzzle, das bei jeder neuen Offerte mühsam zusammengesetzt werden muss.

Dabei geht nicht nur viel Zeit verloren, sondern es fehlt oft auch an Konsistenz und Wiederverwendbarkeit. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöht das Risiko von Fehlern, die sich negativ auf die Qualität der Offerten auswirken können.

Wie der Offer-Agent den Prozess transformiert

Unser Ziel ist klar: Die automatisierte Erstellung eines Offertenentwurfs, den Mitarbeitende nur noch prüfen und verfeinern müssen – statt jedes Mal bei Null anzufangen. So sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern stellen auch sicher, dass die Offerten inhaltlich wie visuell konsistent bleiben und dem Corporate Design entsprechen.

Basierend auf bereits vorhandenen Offertendokumenten sowie definierter Struktur und Sprache erstellt der Offer-Agent Vorschläge für neue Offerten direkt im Arbeitsprozess. Die Inhalte werden als sogenannte Fenster-Prompts angezeigt und lassen sich interaktiv anpassen, bevor sie in die bestehende Office-Vorlage oder ein CRM-System übertragen werden.

Technische Details und Implementierungsoptionen

Unternehmen können zwischen zwei Umsetzungsoptionen wählen: Integration in bestehende Azure-Infrastruktur oder Nutzung der Swiss AI Inside SaaS-Lösung. Der Offer-Agent nutzt Microsoft-Dienste wie Azure AI Search und wird direkt mit der SharePoint-Struktur verbunden.

Für Unternehmen ohne eigene Azure-Umgebung hosten wir die Lösung komplett – DSGVO-konform und ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren. Alle Zugriffe erfolgen über Microsoft-Single-Sign-On (SSO), sodass kein zusätzlicher Login nötig ist.

Beispiel aus der Praxis: Einsparungen durch den Offer-Agent

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt die konkreten Einsparungen: Ein Unternehmen erstellt rund 15 Offerten pro Monat, mit durchschnittlich 5 Stunden Aufwand pro Offerte. Das ergibt monatliche Kosten von CHF 7'500.–.

Mit dem Offer-Agent sinkt der Aufwand auf 2 Stunden pro Offerte – also CHF 3'000.– monatlich. Die Einsparung von CHF 4'500.– pro Monat lässt sich messen, belegen und transparent auswerten.

Zukunftsperspektiven und Fazit

Der Offer-Agent zeigt exemplarisch, wie digitale Assistenten schon heute konkrete, wirtschaftlich sinnvolle Aufgaben in Unternehmen übernehmen können. Ohne komplexe Projekte. Ohne Risiko. Aber mit spürbarem Impact auf die Effizienz.

Die Zukunft der Offertenerstellung beginnt jetzt – mit weniger Aufwand, höherer Qualität und mehr Konsistenz.